Hoe kan ik als zzp’er mijn financiële administratie het best organiseren en bijhouden?

Als zelfstandig ondernemer ben je wettelijk verplicht een bedrijfsadministratie bij te houden én te bewaren. Maar een goede administratie is ook zonder die wettelijke verplichting belangrijk. Want alleen als jij de financiële positie van jouw onderneming kent, heb je een doorlopend overzicht van je financiële gezondheid en kun je jouw onderneming sturen. We helpen je in dit artikel op weg met onmisbare tips hoe jij je financiële administratie het best kunt organiseren en bijhouden.

Aan welke eisen moet je voldoen?

Volgens de Belastingdienst moet je de volgende zaken in je administratie opnemen:

• Ontvangen facturen

• Kopieën van uitgaande facturen

• Transactieoverzichten

• Kasadministratie

• Urenadministratie

• Reisadministratie (auto en/of openbaar vervoer)

• BTW en inkomstenbelasting

• Modelovereenkomst

• Bedrijfscorrespondentie (brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures)

Afspraken op maat 

Je kunt met de Belastingdienst zelf afspraken maken over hoe jij je administratie bewaart: digitaal of op papier. Maar ook hoeveel details je eigenlijk moet bewaren; wel of geen dagstaten of telstroken van de kassa? Deze afspraken leg je met de Belastingdienst schriftelijk vast. Heb je vragen over belastingzaken? Of is je iets niet helemaal duidelijk? Je kunt beter te veel vragen stellen, dan iets verkeerd doen of een fijne besparing missen. Je stelt je vragen gemakkelijk via de chat van de Belastingdienst. 

Bewaartermijn van je administratie 

Je bent als zzp’er verplicht gegevens over onroerende zaken tien jaar te bewaren. De bewaartermijn van je overige administratie is zeven jaar. Deze basisgegevens bestaan sowieso altijd uit: debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, grootboek, voorraadadministratie, loonadministratie. Zorg ervoor dat je tijdens je hele bewaartermijn bij al je digitale gegevens kunt komen. Dus ook als je bijvoorbeeld bepaalde programma’s niet meer gebruikt, moet je er nog wel zeven jaar lang bij kunnen.

Boekhouding uitbesteden 

Het is raadzaam je financiële administratie uit te besteden aan een boekhouder of accountant. Hij of zij helpt je met het opzetten van je administratie, maar geeft je ook advies en is op de hoogte van fiscale voordelen of andere besparingen. Hierdoor betaalt een goede boekhouder zichzelf vaak terug. Let bij je zoektocht naar een boekhouder of accountant op de prijs, kwaliteit en service. Vraag daarvoor meerdere offertes op en maak heldere afspraken als je een keuze hebt gemaakt. 

Je eigen boekhouding doen    

Ga je zelf de boekhouding doen? Kies dan voor een digitale boekhouding en gebruik een online boekhoudpakket. Boekhoudsoftware, zoals e-Boekhouden.nl, Moneymonk en Snelstart, helpt je om inkomsten en uitgaven bij te houden, facturen te genereren en rapporten te maken die je inzicht geven in de financiële prestaties van je bedrijf. 

Houd je uitgaven bij 

Bewaar alle bonnetjes, facturen en financiële documenten zorgvuldig. Prik een vast moment in de week om je administratie bij te houden. Dan heb je de bonnetjes nog binnen handbereik en weet je nog precies wat je hebt gedaan. Wil je je er niet te vaak mee bezig houden, kies dan een bewaarplek voor je bonnen, want elk kwartaal je hele huis, auto en kantoor overhoophalen op zoek naar bonnetjes, is zonde van de moeite. Bovendien: tijd is geld.

Maak een back-up  

Sla facturen, bonnetjes en belastingzaken op in overzichtelijke mappen op je computer. Maak papieren nota’s digitaal door ze in te scannen en op de computer te bewaren. Ook belangrijk: maak elke week een back-up van je administratie en andere belangrijke documenten. Dat kan online 'in de cloud' of met een externe harde schijf. Want stel je toch eens voor dat je computer crasht…

Overzichten 

Neem de tijd om maandelijkse of kwartaaloverzichten van je financiële situatie te maken. Analyseer je inkomsten, uitgaven en winst- en verliesrekening. Dit geeft je een duidelijk beeld van de financiële gezondheid van je bedrijf en helpt je bij het nemen van strategische beslissingen. 

Facturatie 

Verstuur op gezette tijden je facturen. Maak ze duidelijk en gedetailleerd om te voorkomen dat ze onbetaald blijven, maar ook om voor een constante cashflow te zorgen.

Houd belastingen apart 

Het is verleidelijk om al het geld dat je verdient te beschouwen als inkomen, maar vergeet niet dat je nog inkomstenbelasting en btw moet betalen. Zet een deel van je inkomsten opzij op een aparte zakelijke spaarrekening om te voldoen aan belastingverplichtingen. Het is geen gek idee om een belastingadviseur in te schakelen om je te helpen bij het begrijpen en optimaliseren van je belastingaangifte.

Buffer 

Houd je na de reserveringen en overboeking naar je privérekening geld over? Zet dit bedrag opzij voor eventuele maanden waarin je een dip in de omzet verwacht. Om overzicht te houden, kun je dit bedrag op een andere (spaar)rekening zetten dan de rekening waarop je geld reserveert voor de inkomstenbelasting en btw.  

Waar is een goede administratie goed voor? 

Een goed beheerde financiële administratie, de juiste tools en het inschakelen van betrouwbare professionals is niet alleen goed voor jouw gemoedsrust als zzp’er, maar kan ook je kansen op het runnen van een succesvolle onderneming vergroten.